DMS – sistem za upravljanje dokumentima je sistem koji kontroliše životni ciklus dokumenta unutar jedne organizacije. To je sveobuhvatno rješenje problema praćenja dokumenata.

Prednosti DMS-a:

DMS korisnicima omogućava praćenje toka jednog, odnosno skupa dokumenata kroz cijeli njegov životni ciklus, odnosno tok izvršenja (workflow). Također omogućava vrlo lahku pretragu i pronalazak bilo kojeg potrebnog dokumenta/predmeta u sistemu (arhivirani u bazi podataka), i na koje se korisnik može preplatiti, tj. da bude e-mailom obaviješten o svim promjenama i akcijama izvršenim na dokumentu/ima. Sistem omogućava jednostavan rad među uposlenicima, zaposleni mogu kreirati predmete i slati na dalju obradu drugom uposlenom.

Dokument menadžment sistem podržava tri vrste slanja: slanje na obradu, slanje na cirkular i informativno slanje predmeta. U svakom momentu, nadređena osoba ima uvid u tok podataka predmeta, gdje i kod koga se predmet nalazi i u kojoj je fazi obrade, koliko je dugo predmet bio na čekanju i koliko je vremena korisnik proveo vršeći obradu predmeta. Korisnici sistema su grupisani po privilegijama i ovlastima koje određeni zaposlenici mogu obavljati. Sistem je prilagodljiv i postoji mogućnost prilagođavanja radu i funkcionisanju svake organizacije.

 

Dokument menadžment sistem (DMS) – sistem koji efikasno i jednostavno podržava:

 

Prikaz pregleda predmeta

 

Prikaz obrade predmeta