DMS – sistem za upravljanje dokumentima je sistem koji kontroliše životni ciklus dokumenta unutar jedne organizacije. To je sveobuhvatno rješenje problema praćenja dokumenata.
Prednosti DMS-a:
- Visok stepen automatizacije, efikasnosti i produktivnosti
- Brz i efikasan pristup dokumentima
- Arhiviranje završenih predmeta
- Stalna dostupnost i sigurnost arhiviranih dokumenata
- Bolja raspodjela posla
- Ušteda vremena – eliminacija potrebe traženja papira, manje kopiranja papira
- Smanjena količina papira u prometu
- Olakšan rad sa klijentima i efikasniji način donošenja odluka
- Preglednost poslovanja
DMS korisnicima omogućava praćenje toka jednog, odnosno skupa dokumenata kroz cijeli njegov životni ciklus, odnosno tok izvršenja (workflow). Također omogućava vrlo lahku pretragu i pronalazak bilo kojeg potrebnog dokumenta/predmeta u sistemu (arhivirani u bazi podataka), i na koje se korisnik može preplatiti, tj. da bude e-mailom obaviješten o svim promjenama i akcijama izvršenim na dokumentu/ima. Sistem omogućava jednostavan rad među uposlenicima, zaposleni mogu kreirati predmete i slati na dalju obradu drugom uposlenom.
Dokument menadžment sistem podržava tri vrste slanja: slanje na obradu, slanje na cirkular i informativno slanje predmeta. U svakom momentu, nadređena osoba ima uvid u tok podataka predmeta, gdje i kod koga se predmet nalazi i u kojoj je fazi obrade, koliko je dugo predmet bio na čekanju i koliko je vremena korisnik proveo vršeći obradu predmeta. Korisnici sistema su grupisani po privilegijama i ovlastima koje određeni zaposlenici mogu obavljati. Sistem je prilagodljiv i postoji mogućnost prilagođavanja radu i funkcionisanju svake organizacije.
Dokument menadžment sistem (DMS) – sistem koji efikasno i jednostavno podržava:
- upravljanje dokumentima
- presigniranje, storniranje, objedinjavanje i zaključivanje predmeta
- arhiviranje dokumenata/predmeta
- upravljanje fizičkom arhivom
- upravljanje skeniranim dokumentima
- e-mail notifikacija o primanju i kretanju dokumenta/predmeta
- pregled izvještaja kao što su izvještaj tekućih predmeta po mjesecima ili po određenom izabranom periodu, pregled predmeta po organizacionim jedinicama, pregled predmeta po trajanju njihove obrade, pregled neriješenih predmeta i mnogi drugi
- izvještaji se mogu preuzeti u PDF formatu, ili nekom drugom željenom formatu
Prikaz pregleda predmeta
Prikaz obrade predmeta
